Z dniem 1 maja 2019 roku dość znaczącej zmianie uległy przepisy dotyczące zasad rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Wprowadzono do użytku nowy rodzaj kas rejestrujących - kasy on-line. Urządzenia te umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Co istotne, dane te będą przekazywane on-line automatycznie i w czasie rzeczywistym dokonanej sprzedaży.

Jaki jest cel przesyłania tych danych i jakiego typu dane będą przekazywane?

Celem gromadzenia tych danych jest szeroko pojęta analityka oraz kontrola prawidłowości stosowanych rozliczeń. Kasy on-line przesyłać będą następujące dane:

  • NIP podatnika i jego dane adresowe
  • podstawa opodatkowania
  • kwota podatku
  • stawka VAT
  • rodzaj towaru/usługi
  • data i czas sprzedaży

Czy po 1 maja 2019 roku wszyscy muszą stosować kasy on-line?

Nie, wprowadzenie ich do stosowania nie oznacza obowiązku wymiany dotychczas stosowanych kas fiskalnych na nowe. Niestety nie dotyczy to wszystkich branż, gdyż są tutaj wyjątki, określone przez ustawodawcę jako szczególnie narażone na nieprawidłowości.

Każda osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą w branży szczególnie narażonej na nieprawidłowości, ma obowiązek stosowania do rozliczeń już tylko kas on-line. Te branże ryzykowne, to:

  • branża paliwowa (sprzedaż paliw)
  • usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji
  • branża gastronomiczna
  • usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania
  • sprzedaż węgla
  • branża budowlana
  • usługi fryzjerskie i kosmetyczne
  • usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów
  • usługi prawnicze
  • usługi typu fitness (wyłącznie w zakresie wstępu)

Ponadto, osoby już dziś prowadzące działalność gospodarczą w wyżej wymienionych, ryzykownych branżach, mają ustawowy obowiązek wymiany stosowanych kas fiskalnych wyłącznie na nowe kasy on-line w następujących terminach:

  • od 1 stycznia 2020 roku – branża paliwowa (sprzedaż paliw) oraz usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji
  • od 1 lipca 2020 roku – branża gastronomiczna, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania oraz sprzedaż węgla
  • od 1 stycznia 2021 roku – branża budowlana, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, usługi w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów, usługi prawnicze oraz typu fitness (wyłącznie w zakresie wstępu)

Pozostali przedsiębiorcy, mogą nadal stosować kasy fiskalne starego typu do czasu całkowitego ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej (w przypadku kas z papierowym zapisem kopii).

Jednocześnie, w celu sukcesywnej wymiany wszystkich kas rejestrujących na kasy on-line, wprowadzono ustawowe terminy, po których nie będzie już można zakupić kas starego typu (ale będzie można je jeszcze używać). Terminy te są następujące:

  • dla kas fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 roku
  • dla kas fiskalnych z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 roku

Zatem najszybciej zaczną znikać z rynku kasy fiskalne z papierowym zapisem kopii.

Co uległo zmianie w zakresie wdrażania do obiegu kas on-line?

Otóż zmniejszeniu uległy wymogi formalne, w porównaniu z dotychczas stosowanymi kasami fiskalnymi. Kasy on-line będą mogły być użytkowane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze. Zniesieniu uległy natomiast następujące wymogi formalne:

  • obowiązek zgłoszenia kasy on-line do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (fiskalizacja i zgłoszenie będą odbywały się automatycznie)
  • obowiązek drukowania kopii dokumentów fiskalnych (klient otrzyma paragon w formie papierowej, natomiast podatnik nie musi drukować kopii paragonu, czy raportów)

Jak przebiegać będzie fiskalizacja kasy on-line?

Odbywać się ona będzie automatycznie i dokonuje jej serwisant poprzez skonfigurowanie połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą on-line, a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Podczas automatycznej fiskalizacji kasa otrzymuje swój numer ewidencyjny, zapisywany w pamięci chronionej kasy.

Za zapewnienie i trwałość połączenia do przesyłania danych automatycznie bądź na żądanie pomiędzy kasą on-line, a CRK odpowiada podatnik. Połączenie to odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (Internet) za pomocą dowolnie wybranej możliwości (GSM, LAN, Wi-Fi, itp.). Obowiązkiem podatnika jest zapewnienia bezpiecznego i stałego łącza do transmisji danych.

Gdyby okazało się, że z przyczyn niezależnych od podatnika, nie można zapewnić stałego łącza do transmisji danych, wówczas należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w ustalonych odstępach czasowych, według określonego wzoru.

Jakie zasady obowiązuje przy najmie, dzierżawie bądź leasingu kas on-line?

Otóż przepisy dopuszczają możliwość stosowania przez podatników kas on-line oddanych mu w użytkowanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu bądź umów o podobnym charakterze. Wymagane jest jednak, by podmiot użyczający w ten sposób kasę fiskalną nabył ją w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Główny Urząd Miar. Ponadto, kasy te muszą posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną, a podmiot oddający taką kasę w używanie zobowiązuje się do zapewnienia wymiany pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia.

Jakie obowiązki spoczywają na podatnikach z powodu używania kas fiskalnych?

Zasadniczo obowiązki te nie uległy specjalnym modyfikacjom. Podatnik jest zobowiązany:

  • wystawić i wydać nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności
  • zgłosić każdą nieprawidłowość w działalności kasy do serwisu
  • poddać kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu
  • zakończyć używanie kasy w przypadku zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej
  • zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych pomiędzy kasą on-line, a CRK
  • wystawić raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży danego dnia, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego
  • wystawić raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25 dnia miesiąca następnego; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny)
  • przypisać oznaczenie literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia, według nowych wymogów, według następującego wzoru:
    1. Litera „A” – stawka podstawowa 22 lub 23%
    2. Litera „B” – stawka obniżona 7 lub 8%
    3. Litera „C” – stawka obniżona 5%
    4. Litera „D” – stawka obniżona 0%
    5. Litera „E” – zwolnienie od podatku
    6. Litera „F” i „G” – pozostałe stawki podatku, w tym 0% (zero techniczne), o którym mowa w art. 119, ust. 1 lub art. 120, ust. 4 ustawy

Co ważne, dla podatników, którzy prowadzili już działalność gospodarczą przed 1 maja 2019 roku przewidziano okres przejściowy na dostosowanie posiadanych przez nich kas fiskalnych do nowych wymogów oznaczeń literowych stawek VAT. Termin na to dostosowanie mija z dniem 31 lipca 2019 roku. Po tym terminie nie będzie wolno używać starych oznaczeń odnośnie stawek VAT. Ponadto dotyczy to tylko kas, których instalacja i fiskalizacja miała miejsce przed 1 maja 2019 roku.

Jakie nowe obowiązki zostały wprowadzone dla podatnika w przypadku kas fiskalnych?

Nowym obowiązkiem podatnika jest zapoznanie wszystkich osób prowadzących u niego ewidencję sprzedaży za pośrednictwem kas fiskalnych (bez względu na sposób i formę tego powierzenia) z zasadami ewidencji obejmującej podstawowe kwestie prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

Te zasady prowadzenia ewidencji, z którymi należy zapoznać osoby ją prowadzące, są następujące:

  • każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej (w tym również rolnikowi ryczałtowemu) musi zostać zaewidencjonowana przy użyciu kasy fiskalnej
  • sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać paragon fiskalny kupującemu, bez żądania z jego strony
  • paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności
  • sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania
  • sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek bankowy, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym, nie później jednak, niż z końcem miesiąca, w którym należność została uznana na tymże rachunku
  • paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „Paragon fiskalny”, dane sprzedawcy i jego numer NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej
  • dokument, który nie zawiera powyższych danych, nie jest paragonem fiskalnym

Z kolei skutki nieprzestrzegania, o których należy poinformować osoby prowadzące ewidencję, są następujące:

  • na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (lub faktury) może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe, zgodnie z kodeksem karnym skarbowym
  • niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana
  • wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (lub faktura) powoduje, iż sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (lub faktury)

Kolejny nowy obowiązek dla podatnika pojawia się w kwestii serwisowania kas fiskalnych. Otóż obowiązkiem podatnika jest powierzenie usług serwisowych dotyczących kas rejestrujących podmiotowi widniejącemu na wykazie serwisantów. Wykaz ten jest prowadzony przez Szefa KAS na stronie BIP MF w postaci elektronicznej. Jest on na bieżąco aktualizowany, począwszy od 31 maja 2019 roku.

 

Podsumowując, nastąpiło sporo zmian w zakresie korzystania z kas fiskalnych, z głównym ukierunkowaniem na wymianę tychże na kasy on-line. Warto z tymi zmianami i nowymi obowiązkami się zapoznać, by nie przegapić pewnych granicznych terminów.