Od 1 lipca 2024 roku wejdzie w życie KSeF, czyli obowiązkowy Krajowy System e-Faktur stworzony przez Ministerstwo Finansów (MF). Jest to system teleinformatyczny, który jest administrowany przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) i służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ten funkcjonuje już od początku 2022 roku, lecz dotychczas jako całkowicie fakultatywny.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Termin „faktura ustrukturyzowana” wziął się z regulacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, której celem było ułatwienie handlu pomiędzy państwami będącymi członkami Unii Europejskiej.

Pojęcie faktura ustrukturyzowana wynika z tego, że e-faktura wystawiona w KSeF jest w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP, a to oznacza, że przygotowany przez KSeF plik XML e-faktury odpowiada wzorowi zamieszczonemu na CRWDE w formie XSD i jest poprawny semantycznie. W pliku XSD określone zostały formaty pól i ich długość, a faktura ustrukturyzowana spełnia określone wymagania, jak np.:

  • sposób wpisania daty: RRRR-MM-DD
  • pola zdefiniowane jako liczbowe nie mogą zawierać tekstu
  • brak możliwości pominięcia obowiązkowych elementów

Do czego jeszcze służy KSeF i kto docelowo będzie z niego korzystał?

Poza możliwością wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych KSeF jest również przeznaczony do powiadamiania podmiotów korzystających z tego systemu o:

  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia
  • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku niedostępności KSeF

KSeF służy także do analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych, bowiem pozwala na uwierzytelnienie oraz weryfikację uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty wymienione w ustawie o podatku od towarów i usług, a także służy do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z tego systemu.

Z KSeF korzystać będą:

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej One Stop Shop (OSS), posiadający polski identyfikator podatkowy NIP

Jak będą wystawiane e-faktury?

Sposób wystawiania faktur nie zmieni się, czyli będą one wystawiane tak, jak do tej pory, z wykorzystaniem własnych systemów księgowych podatników lub z wykorzystaniem narzędzi udostępnionych przez MF czy programów komercyjnych. Tak wystawione faktury będą przesyłane bezpośrednio do KSeF poprzez API, czyli przez zbiór reguł ściśle opisujących sposób komunikacji pomiędzy programami czy podprogramami i wówczas system nada im numery wraz ze wskazaniem dat operacji.

Każdy podatnik VAT będzie mógł założyć w systemie konto indywidualne i będzie ono miało możliwość obsługi nie tylko z komputera stacjonarnego, ale również za pośrednictwem każdego urządzenia mobilnego, co skutkować będzie zdecydowanym ułatwieniem prowadzenia przedsiębiorstwa.

W okresie pilotażowym możliwość korzystania z KSeF wymagać będzie otrzymania akceptacji kontrahenta będącego stroną zdarzenia gospodarczego potwierdzonego fakturą, ale już po oficjalnym starcie KSeF owa akceptacja nie będzie wymagana.
Akceptację otrzymywania e-faktury z KSeF będzie można uzyskać przez:

  • zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma
  • pobranie dokumentu z KSeF przez API

Jak długo przechowywane będą faktury w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w ustawie o podatku od towarów u usług, a jeśli gwarantowany ustawowo okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie jest wystarczający dla podatnika, dopuszcza się, aby po upływie ww. okresu przechowywania faktur w KSeF, podatnik dalej przechowywał faktury ustrukturyzowane, poza tym systemem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jakie jeszcze udogodnienia wynikać będą z KSeF?

Zdaniem ekspertów KSeF oznacza szereg uproszczeń w zakresie obiegu faktur i udogodnień biznesowych dla podatników, bowiem przede wszystkim:

  • faktura raz wgrana do bazy danych MF nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu
  • nie będzie konieczności wydawania duplikatów faktur
  • skończy się przymus utrzymywania archiwum dokumentacji papierowej
  • nie będzie potrzeby wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych
  • przyśpieszy się termin zwrotu podatku VAT o 20 dni, z 60 dni do 40 dni
  • zwiększy się tempo wymiany danych w kontaktach między kontrahentami
  • nastąpi większa automatyzacja procesów księgowych, co pozwoli zaoszczędzić czas pracowników
    - nastąpi zdecydowana redukcja ilości pomyłek

Podsumowując, KSeF, który wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 roku zapowiada szereg udogodnień księgowych i uproszczeń biznesowych, wprowadzając standaryzację e-faktury, a co za tym idzie, ułatwienia wzajemnych rozliczeń oraz księgowań faktur w systemach finansowo-księgowych.